الخميس، 30 مايو 2013

مفهوم التوجيه


مفهوم التوجيه:
هو إرشاد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال بغية تحقيق أهداف المنظمة. نحتاج إلى التوجيه حتى نضمن سلامة تطبيق الخطط المرسومة وحسن استخدام العلاقات التنظيمية مثل السلطة و تمثل:
- القيادة (Leadership)
- الاتصال Communication))
- والتحفيز (Motivation)
الأسس التي من خلالها يستطيع المدير إرشاد وبث روح التعاون والنشاط المستمر بين العاملين في المنظمة من أجل تحقيق أهدافها. وفي هذا الفصل سنتناول باختصار شديد موضوع القيادة والاتصال والتحفيز.

مفهوم التنظيم


1- مفهوم التنظيم :
يعتبر التنظيم الوظيفة الثانية من الوظائف الإدارية.
والتنظيم هنا يقصد به كل عمل يتم بموجبه تحديد أنشطة/ وظائف المنظمة كالوظيفة المالية والتسويقية وتحديد إداراتها ( كالإدارة المالية وإدارة التسويق ) ، وأقسامها ولجانها، وعلاقات هذه المكونات مع بعضها البعض من خلال تحديد السلطة والمسئولية، التفويض، والمركزية واللامركزية ، ونطاق الإشراف.. وغيرها في سبيل تحقيق الهدف.

2- فوائد التنظيم:
لاشك أن للتنظيم فوائد متعددة يمكن توضيح أهمها في الآتي:
-توزيع الأعمال والأنشطة بشكل عملي.
- يقضي التنظيم على الازدواجية في الاختصاصات.
-يحدد التنظيم العلاقات بين العاملين بشكل واضح.
- يخلق التنظيم تنسيقاً واضحاً بين الأعمال.

3- خطوات أو مراحل التنظيم:
بعد أن حددنا مفهومنا للتنظيم ووضحنا فوائده نأتي إلى نقطة أساسية ومهمة وهي كيفية القيام بعملية التنظيم ولتوضيح ذلك دعنا نتحدث بالشكل التالي:
لنفترض أن هناك شخصاً ما يمتلك رأس مال ويرغب في تكوين شركة ( منظمة ) لتصنيع أحد المنتجات، وطلب من أحد الخبراء الإداريين أن يعمل على وضع نظام إداري لهذه الشركة فما هي الخطوات التي سيتبعها هذا الخبير لوضع هذا النظام. دعنا نستعرض هذه الخطوات بشيء من الإيجاز كما يلي:

الخطوة الأولى: سيطلب الخبير من أصحاب الشركة المزمع إنشائها أن يحددوا له ما هي أهدافهم من إنشاء هذه الشركة من أجل تحديد نوع وعدد الوظائف ( الأنشطة ) التي يتطلبها تحقيق هذا الهدف. فإذا كان هدف المنشأة هو إنتاج سلعة لتسويقها في السوق المحلية مثلاً بفرض تحقيق هدف مرضي، فإن الخبير في هذه الحالة سيكون قد حدد بداية الطريق وسينتقل إلى الخطوة التالية لها.
الخطوة الثانية: سيعمل الخبير على إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات التي يتطلبها تحقيق الهدف المبين في النقطة (أ) ومن هذه النشاطات تصميم المنتج، اختيار التكنولوجيا الملائمة، تخطيط الإنتاج طويل المدى، تخطيط الإنتاج السنوي، جدولة الإنتاج، استلام المواد ، تخزين المواد، صرف المواد..، الإعلان ، البيع الشخصي، توزيع المواد، تحليل الوظائف، تخطيط القوى العاملة، اختيار العاملين، وضع المرتبات، اتخاذ قرارات الاستثمار والتمويل، وضع الموازنات، ومسك السجلات المحاسبية…… الخ.
الخطوة الثالثة: بعد أن ينتهي الخبير من إعداد كشف تفصيلي بجميع الأنشطة اللازمة لتحقيق هدف المنشأة فإنه سيضع سؤالاً كبيراً وهو هل كل هذه الأنشطة المتنوعة يمكن لإدارة واحدة أو قسم واحد أن يقوم بها جميعاً؟ بالتأكيد فإن الجواب سيكون هو ( لا ) لأنه لا يعقل أن تقوم إدارة واحدة بجميع الأعمال المالية، والإنتاجية، والتسويقية. وبالتالي فإن هذه الخطوة ستركز على تجميع الأنشطة المتشابهة معاً ووضعها في وحدة إدارية واحدة.

  

التخطيط الجيد أو الفعال


 التخطيط الجيد أو الفعال:
هناك صفات معينة تجعل من التخطيط تخطيطاً فعالاً إلى حد كبير ومن أهمها:
- أن يكون التخطيط مرناً ويتقبل الاستجابة لأي متغيرات.
- أن يتمتع بالواقعية فلا يبالغ في التقديرات ولا يتشائم أكثر من الحد المعقول.
-أن يكون واضحاً وبعيداً عن العموميات.
-أن يشمل كل جوانب المنظمة بمعنى أن يشمل الجوانب الإنتاجية والـمالية.. الخ.
- أن يغطي فترة زمنية معقولة.


الأربعاء، 29 مايو 2013

مراحل التخطيط:


مراحل التخطيط:
الخطوة الاولى: أن نبدأ بدراسة العوامل المحيطة بالمنظمة مثل العوامل الاقتصادية ، والسياسية، والاجتماعية وكذلك ظروف البيئة الداخلية مثل نوع الخبرات والكفاءات لدى الأفراد ونوع الآلات والمعدات
الخطوة الثانية: على ضوء تحديد ظروف البيئة نستطيع أن نحدد أهدافنا بشكل واضح مثل هدف تحقيق عائد على الاستثمار بواقع 10% في السنة، أو هدف زيادة عدد طلبة كلية الإدارة بنسبة 5% عن السنة الماضية
الخطوة الثالثة: على ضوء تحديد الهدف نحدد البدائل التي من خلالها تستطيع تحقيق هذا الهدف فإذا كان هدفنا هو زيادة العائد على الاستثمار بواقع 10% فقد تكون البدائل أمامنا هي أن نتوسع في خط الإنتاج القائم أو نبني خطاً جديداً لمنتج جديد أو نستثمر المبلغ في شراء أسهم أو سندات من السوق المالية .. هكذا .
الخطوة الرابعة: بعد وضع عدد البدائل التي نسعى من خلالها إلى تحقيق الهدف نبدأ بتقييم كل بديل من خلال معرفة وتحديد مدى تحقيق كل بديل للهدف وكلما كان البديل أقرب إلى تحقيق الهدف النهائي (10% عائد ) كلما كان مرغوباً به أكثر. أي أننا هنا نحاول تحديد مدى تحقيق كل بديل للهدف فإذا كان مثلاً بديل التوسع سيحقق الهدف بشكل أفضل فإننا نفضله على البديلين الآخرين وهما بناء خط جديد أو الاستثمار في السوق المالية.
الخطوة الخامسة: بعد الانتهاء من الخطو الرابعة المتمثلة في تقييم البدائل نبدأ بمرحلة الاختيار أي تحديد البديل الأفضل، وفي هذه الحالية فإن المنظمة تختار البديل الذي يحقق هدفها وينسجم مع سياساتها وتكون مخاطره قليلة.
الخطوة السادسة: في ضوء البديل الذي يتم اختياره يقوم المخطط بتحديد الأنشطة والأعمال التي يجب القيام بـها لوضع البديل المختار موضع التنفيذ وتكون الأنشطة على شكل : سياسات ، إجراءات، قواعد، برامج، ميزانيات. يجب الالتزام بـها حيث بدونها لا يمكن ضمان حسن التنفيذ.

الأربعاء، 22 مايو 2013

التخطيط


التخطيط

   
النهار ده عايزه اتكلم معاكم في موضوع مهم جدا … التخطيط ..

التخطيط حاجه مهمه و اساسية مش بس في شغلنا لكن كمان في حياتنا .. كل واحد فينا المفروض يكون مخطط لحياته ومستقبله ومحدد بالظبط كل خطوة هتوصولوا لايه و هيوصل ليها ازاي؟؟؟

عايزه اقولوكم ان التخطيط دا مش حاجه جديدة ولا حديثة … دا من بداية الخلق … قصص التخطيط كثيره جدا في القران الكريم …  يعني مثلا قصة سيدنا يوسف كانت مثال رائع جدا علي التخطيط …

“يوسف أيها الصديق أفتنا في سبع بقرات سمان يأكلهن سبع عجاف وسبع سنبلات خضر وأخر يابسات لعلي أرجع إلي الناس لعلهم يعلمون. قال تزرعون سبع سنين دأبا فما حصدتم فذروه في سنبله إلا قليلا مما تأكلون ثم يأتي من بعد ذلك سبع شداد يأكلن ما قدتم لهن إلا قليلا مما تحضون ثم يأتي بعد ذلك عام فيه ياغاث الناس وفيه يعصرون” “46 – 49 يوسف”.
سيدنا يوسف خطط للمستقبل … يزرعوا 7 و يجنو بعدها 7 …

ومن الآيات التي أعطت قاعدة مهمة للتخطيط الناجح ، قوله تعالى ” لِكُلٍّ جَعَلْنَا مِنْكُمْ شِرْعَةً وَمِنْهَاجَاً” ( المائدة :48) ، أي سبيلاً وسنة وطريقا سهلا واضحا إلى المقاصد الإسلامية (الصابوني: 524) .
الامثلة علي التخطيط في الأسلام لا تعد ولا تحصي … المهم اننا واجب علينا فعلا اننا نتعلم منها بما يفيدنا في حياتنا العملية او كمان 
حياتنا الخاصة …

خلينا نخش في الموضوع و نتلكم يعني ايه اصلا تخطيط ؟؟؟
مفهموم التخطيط  “ هو أسلوب أو منهج يهدف إلي حصر الإمكانيات و الموارد المتوفرة ودراستها و تحديد إجراءات استغلالها لتحقيق أهداف مرجوة خلال فترة زمنية معينة”
يعني احدد انا امكانياتي ايه؟؟؟ والموارد المتاحة ايه؟؟؟ وانسب طريق لاستغلالها ايه ؟؟؟

بالنسبة لاهمية التخطيط …
1-      التخطيط بيساعدك علي تحديد اتجاهاتك .
2-      بيساعد طبعا في تحقيق توازن بين الموارد المتاحة والاحتياجات المطلوبة.
3-      بيساعدك التخطيط علي زيادة الكفاءة والفاعلية .
4-      كمان بيضمنلك وجود رقابة ومتابعة مستمرة .
5-      بيساعدك تحدد الوقت والتكلفة لكل عمل بتقوم بيه.
6-      التخطيط بيساعدك انك تكون مستعد للخطوات القادمة .
7-      التخطيط كمان بيجعلك تتخذ قرارات افضل .

التخطيط ليه مراحل …
اولا …. تحديد الهدف المراد الوصول اليه .. من غير هدف واضح مفيش تخطيط .
ثانيا …. دراسة العوامل المحيطة والموارد المتاحة الي من المفترض انها تساعدني في وضع الخطه لانها بتعرفني ايه المتاح وايه الي ممكن احتاجه في المستقبل.
ثالثا …. تحديد البدائل المتاحة والي ممكن استفيد منها.
التخطيط كمان ليه انواع …
1-      تخطيط طويل المدي ” ودا غالبا ما يعرف بالخطه الخمسية كتير بنسمعها في تصريحات الحكومة هههههه لانها بتكون خطة طويلة المدي غالبا ما بتكون 5 سنوات “
2-      التخطيط المتوسط المدي ” ودا غالبا بيكون ما بيت سنتين ل ثلاث سنوات “
3-      التخطيط قصير المدي ” ودا يطلق علي اي خطه صغيره يعني مثلا اسبوع – شهر – 3 شهور …الخ المهم انها اقل من سنة .

علشان اعمل خطة لازم ولا بد من توافر شروط معينة …
أولا : الأهداف..
1-      ان يكون الهدف الماراد الوصول اليه واضح ومحدد وصريح.
2-      الاقتناع بالهدف المراد تحقيقه …. لاني لو مش  مقتنع بالهدف مش هقدر انفذ الخطه بنجاح .
3-      ان يكون الهدف المراد تحقيقه واقعي … يعني بلاش اعيش دور رجل المستحيل و انا بحدد الهدف .
4-      ان تكون الاهداف الموجوده متناسقه مع بعضها بحيث يسهل تنفيذها .
5-      ان تكون الاهداف قابله للقياس … علشان اقدر احدد الخطه بتاعتي ماشيه في الاتجاه الصحيح ولا لا.
ثانيا : التنبؤ ….
بمعني اني المفروض اكون محدد الخطه بتاعتي دي هتكون نتيجتها ايه بالظبط ؟؟؟؟ ودا بيعتمد علي البحث الي بعمله قبل ما بخطط لاني بكون دارس الدنيا كويس جدا وبكده الخطه بتاعتي يكون ليها اثر جيد وتحقق الهدف المطلوب .
ثالثا : السياسات …
المقصد بالسياسات هي القواعد والمباديء الي من المفترض انها بتحكم العمل … والمباديء دي بتكون زي ارشادات لفريق العمل تحكم تصرفاتهم واسلوب العمل المطلوب.
رابعا : الأجراءات …
ودي بكون محدد فيها الخطوات التي سيتم اتباعها لتنفيذ الخطه بفاعلية …

وانا بعمل خطة اراعي شوية معايير ..
1-       الدقة في تحدي الاحتياجات.
2-      الواقعية ..
3-      تحديد المصادر التي سيتم الاستعانه بها.
4-      الفترة الزمنية.
5-      التكاليف المالية التقديرية .

وبكده يكون خلص كلامنا عن التخطيط

كيف تجعل موظفيك شركاء لا أتباع


كيف تجعل موظفيك شركاء لا أتباع
إعداد: د. علي جبران
إن الإدارة الناجحة المخلِصة هي سِرّ نجاح الدول في كل زمان ومكان. وما سادت الحضارات في العالم قديماً وحديثاً إلا بتميُّزها في إدارتها. من هنا فإن الإدارة هي سِرّ نجاح المؤسَّسات في الدولة وسِرّ ازدهارها، وهي العُنصُر الرئيسيّ للتغيير وتحسين الفاعلية في أجواء المؤسَّسة وفي نفوس أفرادها ممّا يُؤدِّي إلى تحقيق أسمى الأهداف والطموحات.

ويُنظَر إلى الإدارة من عِدّة زوايا مختلِفة، فمِن الإداريين من يرى أن الإدارة هي عملية توجيه للأفراد العاملين وبيان المهمّات الموكَلة إليهم مع تقديم النُّصْح والإرشاد، وكل ما يحتاجونه من معلومات وموادّ، من أجل ضمان سير العمل نحو الهدف المطلوب. وقد رأى بعضهم أن الإدارة أقرب إلى أن تكون مهارة وفناً وقُدْرة على استخدام ما هو مُتوافِر من طاقة بشرية أو تسهيلات مادّية. إلا أن آخَرين فَهِموا الإدارة على أنها هَيْمنة وسيطرة على الآخَرين، وذلك لإجبارهم على العمل بكفاءة ومهارة وبذل أقصى جهد ممكِن في العمل. ولكن يحِقّ لنا أن نتساءل: أين مفهوم الهيْمَنة من الإدارة الناجحة**؟ هل يُراد من بعض الأشخاص أن يسيطروا على آخَرين؟ أم أن المطلوب أن ينتفع كل شخص في المجتمَع بأكبر قَدْر ممكِن من أفراد مجتمَعه برُوح التعاون والمؤاخاة لا بروح السيطرة والهيْمَنة والإذلال واحتقار الآخَرين وقُدُراتهم والنظر إليهم على أنهم أقلّ مَنزِلة ومَكانة. وبهذا المعنى يُفهَم التسخير الذي أراده الله في الآية الكريمة: "أَهُمْ يَقْسِمُونَ رَحْمَةَ رَبِّكَ نَحْنُ قَسَمْنَا بَيْنَهُمْ مَعِيشَتَهُمْ فِي الْحَيَاةِ الدُّنْيَا وَرَفَعْنَا بَعْضَهُمْ فَوْقَ بَعْضٍ دَرَجَاتٍ لِيَتَّخِذَ بَعْضُهُمْ بَعْضًا سُخْرِيًّا وَرَحْمَتُ رَبِّكَ خَيْرٌ مِمَّا يَجْمَعُونَ" الزخرف [32] وليست الهيمنة والسيطرة التي لا تخلو من مَهانة وإذلال لبعض أفراد المجتمَع.

تنوُّع الأساليب الإدارية:

إنّ أنماط إدارة المؤسَّسة وطريقة أدائها للعمل يعود أساساً إلى شخصية مدير المؤسَّسة، وحيث إن المدير يقف على رأس الجهاز الإداريّ في المؤسَّسة، فإن مُيوله وطِباعه وفلسفته ومُعتقَداته تنعكِس على التنظيمات والنشاطات والقرارات التي يتّخذها، والتي يقوم بتنفيذها العاملون معه داخل المؤسَّسة. لذلك فإننا نجد أن المؤسَّسات تُدار بأحد الأساليب التالية.

1- نمط إداريّ استبداديّ تسلُّطيّ يقوم على أساس الاستبداد بالرأي والتعصُّب واستخدام أساليب التخويف والترهيب، ويعتقد الإداريّ أنه أفضل من يعلم، بل ويتوقع خضوع المؤسَّسة له، وهو يرى أن السُّلْطة هي مركز قوته فلا يُفوِّضها للآخَرين، ويحتكر توجيه المؤسَّسة وتحديد أهدافها، وتعيين أساليب عملها وتحديد الأدوار واتخاذ القرارات، ويستخدم أساليب الإرغام والإرهاب والتخويف، ولا يفتح باب الحوار وسماع الرأي الآخَر. وإن كثيراً من أولئك يستخدمون هذا الأسلوب ليُخْفوا ضعف شخصياتهم التي لم تستطع أن تدير مؤسَّساتهم بهدوء وحُجّة ومنطِق. والإداريّ التسلُّطيّ يأمر مرؤوسيه بما عليهم فعله وكيف ومتى وأين دون نقاش، ويكون الإداريّ مُنعزِلاً لا تربطه بمرؤوسيه علاقات إنسانية. وينتج عن هذا النمَط انعدام العلاقات الإنسانية السليمة، وانعدام التعاون، وانعدام الثقة بين العاملين والمدير، وانخفاض الرُّوح المعنوية بين العاملين، والقضاء على رُوح المبادَرة وضَعْف الرَّغْبة في الإبداع.

2- نمط إداريّ ارتجاليّ أو فوضويّ يقوم على إيصال المعلومات إلى العاملين، وتَرْك مُطلَق الحرية لهم في التصرُّف دون تدخُّل، وهو ما يُقلِّل الإنتاج، ولا يبعث على احترام العاملين لشخصية المدير. وينتج عن ذلك عدم تحديد المسؤولية الأمر الذي يُؤثِّر في تحقيق الأهداف وضياع وحدة العمل، ويشعر العاملون تحت هذا الأسلوب من الإدارة بالضياع والقَلَق وعدم القُدْرة على التصرُّف ما يُدلِّل على ضَعْف كبير في قُدُرات ومهارات المدير لتسيير شُؤون المؤسَّسة.

3- نمط إداريّ ديمقراطيّ يقوم على احترام شخصية الفرد وحُرّية اختياره، وتطبيق فلسفة الإقناع والاقتناع، وأن القرار للأغلبية دون تسلُّط أو خوف أو إرهاب، مع تشجيع المدير للعاملين معه على العمل والإنتاج وتنمية الذات، ولا يطلب لنفسه امتيازات خاصّة يرفضها لهم، وهو ما ينتج علاقات إنسانية سليمة بين المدير ومرؤوسيه، ومُشارَكة المرؤوسين في مختلِف المهمّات، والتعاون المستمِرّ لنجاح الأهداف والرُّؤى، والإيمان بقيمة الفرد وكَرامته وقُدْرته على العمل، والشعور بالرِّضا والثِّقة المتبادَلة بين المدير والمؤسَّسة ورَفْع الرُّوح المعنوية للعاملين. وهذا الأسلوب لا يمكِن أن يُضعِف من هَيْبة المدير، لأن قوّته تكمُن في قوة رُؤاه المستقبلية وطموحاته البعيدة وليس في عُلوّ صوته أو حدة سَطْوته.

حقيقة الإدارة:

إن الإدارة الناجحة تنظر إلى السُّلْطة على أنها رِعاية للمجتمَع بشكل عامّ ولمجتمَع المؤسَّسة بشكل خاصّ. لذلك فإن الإدارة بهذا المفهوم هي وسيلة ورسالة، وأمانة وخدمة، وليست مطلباً ذاتياً يسعى من خلاله المدير إلى تأكيد وجوده السُّلْطويّ بما له من قوّة وقُدْرة على التوجيه والتحريك. لذلك فإن من أهمّ واجبات الإدارة توجيه الموارد البشرية في المؤسَّسة نحو خدمة بعضها بعضاً، وعلى الإدارة تقديم الخدمة لباقي الأفراد.

إن السُّلْطة ليست مَصدر قوة المدير وإنما هي فُرصة لمعرفة الآخَرين، ولا بُدّ من البُعْد عن أساليب القَهْر أو التهديد، بل لا بُدّ من الاعتماد على المشارَكة والشورى، والميل لإقناع الآخَرين للعمل معه لا من أجله، فهم شُرَكاء وليسوا تابعين. بالإضافة إلى ضرورة العمل على تطوير مهارات الأفراد بأقصى ما يمكن، وهو ما يُؤهِّلهم لتولِّي الإدارة فيما بعدُ .

إضافة إلى ما سبق فإن الإدارة الناجحة هي التي توجِّه الأفراد العاملين في المؤسَّسة ليس فقط إلى ما فيه مَصلَحة العمل والمؤسَّسة وإنما إلى ما فيه مصلحة الفرد نفسه في دُنْياه وآخِرته. بذلك فإن الإدارة تهدف إلى إرشاد الفرد العامل إلى كل ما هو خير من القيم والأخلاق والمبادئ وإلى الأعمال الصالحة. هذا بالإضافة إلى أن الإدارة الفعّالة تسعى إلى تنمية الأفراد وإعدادهم للارتقاء بكفاءاتهم، والسعي إلى تطوير مهاراتهم، وليس فقط توظيف طاقاتهم والاستفادة منها .

يُضاف إلى مفهوم الإدارة الناجحة بُعْد قياديّ لا بُدّ من توافره لكل من يحمل رؤية استراتيجية لمؤسَّسته يتمثَّل في الفاعلية والحيوية حيث يتمّ تحريك الناس نحو الهدف المنشود، والعمل على التأثير في الآخَرين وتحفيزهم وتوجيههم لتحقيق غرض ما، ثم صناعة الدافعية حيث تتمكّن الإدارة من تعبئة وتحفيز الآخَرين كي يندفعوا ذاتياً نحو تحقيق الطموحات المشتركة الاستراتيجية المطلوبة... إدارة ناعمة إن المدير الذي ينطلق في إدارته من مُنطلَق قياديّ يرى ضرورة تحقيق جملة من القضايا أهمها إيصال الرؤيا الاستراتيجية إلى الأفراد، والعمل على بناء العلاقات الإنسانية القوية بين جميع أفراد المؤسَّسة، والسعي للتأثير في الآخَرين، واستخدام أساليب التحفيز والتشجيع والتعزيز، بالإضافة إلى العمل على تطوير مهارات وقُدُرات الأفراد. وكل ذلك لا يمكن أن يتحقَّق بأسلوب الشِّدّة والقَسْوة، فإن ذلك يصنع نُفوراً شديداً لدى الأفراد. إن تحقيق القضايا السابقة يمكن أن يكون حليف إدارة ناعمة تُؤمِن بضرورة مَدّ الجسور مع جميع أفراد المؤسَّسة مهما عَظُم أو قَلّ شأنهم. إنّ حُسْن التعامل، واللُّطْف في الحديث، وبناء البيئة الإيجابية في المؤسَّسة كفيل أن يصنع التحفيز لدى الأفراد، وهو ما يُعمِّق ولاءهم وانتماءهم لتلك المؤسَّسة، والنتيجة جَنْي الثِّمار الإيجابية وتحقيق الأهداف العليا.

الاثنين، 20 مايو 2013

أنا فاشل ،هل توصلت الى طريق مسدود واغلقت الابواب فى وجهك؟


أنا فاشل ،هل توصلت الى طريق مسدود واغلقت الابواب فى وجهك؟
كلنا مرت به لحظات الفشل واليأس وكذلك كل الناجحين المشهورين سدت الابواب فى وجوههم ولم يقولوا ان الطريق انتهى واننى فشلت، لا تيأس وترفع هذا الشعار “أنا فاشل” فكلما غلقت الابواب امامك فادرك انك فى بداية الطريق الصحيح لا تتعب ولا تمل من تكرار المحاوله
ولاتتوقف ،وعندما يقول لك اصدقائك واقرب الناس لك بانك فاشل او انك تحلم او ان طموحاتك واحلامك هذه مجرد اوهام وهذا لن يكون واجعل من هذا دافعا قويا وتحديا لكل الصعوبات واذا فشلت حاول ان تعرف اخطائك وتنتقى اهدافك فى المجالات التى تحسنها وانطلق ولا يهمك فلن تخسر شيئا وصمم فى قرارة نفسك غدا سيرى الجميع ماذا افعل؟،واستعن بالله وابدا فى طريق النجاح.
تكلمت عن كيفية رسم اهدافك والسعى الى تحقيقها فى تدوينه سابقه(ولكن كيف ستستخدم البوصله) ولكن الان سنرى الموضوع اكثر سهوله:
اغمض عينيك أو كل سمكا،! وحدد ماهى اهدافك؟
كثير منا اذا سأل هذا السؤال يتردد كثيرا فى الاجابه واحيانا كثيره لا يعرف بما يجيب ،وأذكر انه فى المرحله الاعداديه سأل الاستاذ الفصل باكمله ماهى اهدافك فى الحياه او بماذا تحلم وحاول ان يبسطها قائلا (نفسك تطلع ايه)ولكن لا احد يجيب وكل من يوقفه اما يضحك او يقول انه لا يعلم ،نجد فى السؤال صعوبة مع انه سهل جدا فلو اردت ان تعرف اهدافك فى خمسة اعوام قادمه فاغمض عينيك وتخيل كيف تكون بعد خمسة اعوام ؟ماهى الصوره التى حلمت بها ؟وما المستقبل الذى تمنيته؟هذه هى اهدافك والطريقه بسيطه جدا وان لم تنتهى المشكله وما عرفت ان تحلم فتخيل نفسك وانت جالس للطعام وكانت اكلة سمك شهيه ووجدت خاتم سليمان الاسطوره وفركت الخاتم فماذا تقول للجنى ؟ ماتقوله هو مانريده وبسهوله انها اهدافك.فاسع الى تحقيقها ولا تدع لليأس مكان فى خطتك.
ربنا يسهل أو بكره تفرج!
كلمتان نسمعهما كثيرا دون ان نعلم ما هو التسهيل او الفرج ،ولكننا اتخذناهما دعوه للنوم والخمول والعشوائيه ،فالكثيرون يحلمون ليل نهار وما اسهل ان يقول الفرد سأفعل كذا وكذا و سأكون وسأحقق دون ان يفعل شئ ويقول بكره تفرج ،الكثير منتظر ان السماء ستمطر ذهبا او فضه ،عجبا لطبعنا ننتظر كل يوم الغد ونقول انه آت بالنجاح والشهره والسعاده ولكن كل هذا لايأتى لاننا لانعمل شيئا،لكى تعمل وتتحرك لابد ان تتذكر ان هناك الكثيرين ممن كانوا ينتظرون ماتوا ولم يحققوا شيئا ،فعلا انه لحقيقة مره ،ضع اهدافك وابدأ فى تحقيق حلمك ولا تمل أو تيأس وتمتع بأحلى لذه وهى تحقيق اهدافك واحلامك ،ابدأ الان وان الله سبحانه وتعالى سيبارك لك وسيوفقك ويفتح لك الطرق المسدوده وذلك كله بالعمل وليس بالتواكل والاسترخاء.
عرفت الان اهدافك ؟ وعلمت انه لابد من عناء ؟ماذا تنتظر؟
ابدأ الان ، اذا كان هدفك حفظ القرأن فافتح المصحف الان واحفظ ولو ايه بداية للطلريق،اذا كان هدفك قراءة موسوعه او مجموعة كتب اقرا ولو صفحه ،عايز تاخد دورات اتصل باقرب مكتب ،عايز تعمل مشروعك اذهب الان للتجهيز له ،تريد ان تذهب الى مشوار اذهب الان
، ولا تنتظر الحياه تفوت بدون ان تنجز شيئا.
ارجو من اخوتى ان يعلقوا باهدافهم فى الحياه كبدايه…

الأحد، 19 مايو 2013

اتخاذ القرارات الإدارية (مراحلها وأنواعها)


اتخاذ القرارات الإدارية (مراحلها وأنواعها)

مقدمة
يعتبر القرار جزء ًً أساسياً مرتبطاً بكافة أمور حياتنا اليومية بدءاً من أكثرها بساطة وصولاً إلى أكثرها تعقيداً فنحن عندما نستيقظ صباحاً ونذهب لنغسل وجهنا فهذا قرار عندما نختار طعاماً محدداً لنتناوله على الغداء فهذا قرار عندما نختار برنامج معيناً لمتابعته في التلفاز عندما نختار ماذا سندرس، ماذا سنعمل، من سنتزوج، أسماء أطفالنا ……… فهذه الأمور كلها قرارات.
والقرارات قد تكون بسيطة تتخذ بشكل سريع وعفوي وروتيني أو قد تكون صعبة ومعقدة تحتاج إلى الكثير من الدراسة والتروي قبل اتخاذها.
تعريف القرار
القرار في الحقيقة هو عبارة عن اختيار بين مجموعة حلول مطروحة لمشكلة ما أو أزمة ما أو تسيير عمل معين ولذلك فإننا في حياتنا العملية نكاد نتخذ يومياً مجموعة من القرارات بعضها ننتبه وندرسه والبعض الآخر يخرج عشوائياً بغير دراسة.
أهمية اتخاذ القرارات
إن اتخاذ القرارات هو محور العملية الإدارية، كما ذكرنا، ذلك أنها عملية متداخلة في جميع وظائف الإدارة ونشاطاتها، فعندما تمارس الإدارة وظيفة التخطيط فإنها تتخذ قرارات معينة في كل مرحلة من مراحل وضع الخطة سواء عند وضع الهدف أو رسم السياسات أو إعداد البرامج أو تحديد الموارد الملائمة أو اختيار أفضل الطرق والأساليب لتشغيلها، وعندما تضع الإدارة التنظيم الملائم لمهامها المختلفة وأنشطتها المتعددة فإنها تتخذ قرارات بشأن الهيكل التنظيمي ونوعه وحجمه وأسس تقسيم الإدارات والأقسام، والأفراد الذين تحتاج لديهم للقيام بالأعمال المختلفة ونطاق الإشراف المناسب وخطوط السلطة والمسؤولية والاتصال .. وعندما يتخذ المدير وظيفته القيادية فإنه يتخذ مجموعة من القرارات سواء عند توجيه مرؤوسيه وتنسيق جهودهم أو استثارة دوافعهم وتحفيزهم على الأداء الجيد أو حل مشكلاتهم، وعندما تؤدي الإدارة وظيفة الرقابة فإنها أيضًا تتخذ قرارات بشأن تحديد المعايير الملائمة لقياس نتائج الأعمال، والتعديلات لتي سوف تجريها على الخطة، والعمل على تصحيح الأخطاء إن وجدت، وهكذا تجري عملة اتخاذ القرارات في دورة مستمرة مع استمرار العملية الإدارية نفسها.
يعتبر القرار الإداري تصرفاً قانونياً أو نظامياً ووسيلة من وسائل الإدارة لتحقيق أغراضها وأهدافها حيث يقوم القرار الإداري بدور كبير في مجال العملية الإدارية، فالقرار هو الذي يؤمن القوى البشرية والوسائل المادية اللازمين للعملية الإدارية كما أن القرار هو الذي يبلور التوجهات والسياسات إلى أمور محسوسة كما يعدل الأخطاء ويقوم الاعوجاج في مسار تلك العملية، كما أنه يوضح الالتزامات ويكشف الحقوق ولأهميته عهد بإصداره إلى المستويات العليا في الهرم الإداري حيث تعتبر عملية إصدار أو صنع القرار من الوظائف الأساسية للوزراء والمدراء ونحوهم، كما أن هذه العملية تضمن طابعاً تنظيمياً لكون القرار وإن كان يصدر باسم أحد المسئولين إلا أنه ناتج عن جهود مجتمعة.
مراحل اتخاذ القرارات
معظمنا يتفق أن القرار الجيد هو القرار الذي تمت دراسته جيداً قبل إصداره, بمعنى أننا قبل أنت نتخذه, فإننا نكون قد درسنا جميع الخيارات المتاحة لنا ونظرنا في كل ناحية وفهمنا كل مضمون من مضامينه. وعليه, فإن اتخاذ قرار مدروس يتطلب الكثير من التفكير.
ومع ذلك فإن معظم القرارات تتخذ باستخدام قدر يسير من التفكير الحقيقي.
المرحلة الأولى: تشخيص المشكلة:
من الأمور المهمة التي ينبغي على المدير إدراكها وهو بصدد التعرف على المشكلة الأساسية وأبعادها، هي تحديده لطبيعة الموقف الذي خلق المشكلة، ودرجة أهمية المشكلة، وعدم الخلط بين أعراضها وأسبابها، والوقت الملائم للتصدي لحلها واتخاذ القرار الفعال والمناسب بشأنها.
المرحلة الثانية: جمع البيانات والمعلومات :
إن فهم المشكلة فهمًا حقيقيًا، واقتراح بدائل مناسبة لحلها يتطلب جمع البيانات والمعلومات ذات الصلة بالمشكلة محل القرار، ذلك أن اتخاذ القرار الفعال يعتمد على قدرة المدير في الحصول على أكبر قدر ممكن من البيانات الدقيقة والمعلومات المحايدة والملائمة زمنيًا من مصادرها المختلفة، ومن ثم تحديد أحسن الطرق للحصول عليها، ثم يقوم بتحليلها تحليلاً دقيقًا.
ويقارن الحقائق والأرقام ويخرج من ذلك بمؤشرات ومعلومات تساعده على الوصول إلى القرار المناسب.
وقد صنف بعض علماء الإدارة أنواع البيانات والمعلومات التي يستخدمها المدير.
1- البيانات والمعلومات الأولية والثانوية.
2- البيانات والمعلومات الكمية.
3- البيانات والمعلومات النوعية.
4- الأمور والحقائق.
المرحلة الثالثة: تحديد الحلول المتاحة وتقويمها :
ويتوقف عدد الحلول ونوعها على عدة عوام منها:وضع المؤسسة، والسياسات التي تطبقها، والفلسفة التي تلتزم بها، وإمكانياتها المادية، والوقت المتاح أمام متخذ القرار، واتجاهات المدير (متخذ القرار) وقدرته على التفكير المنطقي والمبدع، الذي يعتمد على التفكير الابتكاري الذي يرتكز على التصور والتوقع وخلق الأفكار مما يساعد على تصنيف البدائل المتوافرة وترتيبها والتوصل إلى عدد محدود منها.
المرحلة الرابعة: اختيار الحل المناسب للمشكلة :

وتتم عملية المفاضلة بين البدائل المتاحة واختيار البديل الأنسب وفقًا لمعايير واعتبارات موضوعية يستند إليها المدير في عملية الاختيار وأهم هذه المعايير:
1- تحقيق الحل للهدف أو الأهداف المحددة، فيفضل البديل الذي يحقق لهم الأهداف أو أكثرها مساهمة في تحقيقها.
2- اتفاق الحل مع أهمية المؤسسة وأهدافها وقيمها ونظمها وإجراءاتها.
3- قبول أفراد المؤسسة للحل واستعدادهم لتنفيذه.
4- درجة تأثير الحل على العلاقات الإنسانية والمعاملات الناجحة بين أفراد المؤسسة.
5- درجة السرعة المطلوبة في الحل ، والموعد الذي يراد الحصول فيه على النتائج المطلوبة.
6- مدى ملائمة كل حل مع العوامل البيئية الخارجية.
7- القيم وأنماط السلوك والأنماط الاستهلاكية وما يمكن أن تغرزه هذه البيئة من عوامل مساعدة أو معوقة لكل بديل.
8- المعلومات المتاحة عن الظروف البيئية المحيطة.
9- كفاءة الحل، والعائد الذي سيحققه إتباع الحل المختار.
المرحلة الخامسة: متابعة تنفيذ القرار وتقويمه :
يجب على متخذ القرار اختيار الوقت المناسب لإعلان القرار حتى يؤدي القرار أحسن النتائج. وعندما يطبق القرار المتخذ، وتظهر نتائجه يقوم المدير بتقويم هذه النتائج ليرى درجة فاعليتها، ومقدار نجاح القرار في تحقيق الهدف الذي اتخذ من أجله.
وعملية المتابعة تنمي لدى متخذي القرارات أو مساعديهم القدرة على تحري الدقة والواقعية في التحليل أثناء عملية التنفيذ مما يساعد على اكتشاف مواقع القصور ومعرفة أسبابها واقتراح سبل علاجها.
ويضاف إلى ذلك أن عملية المتابعة لتنفيذ القرار تساعد على تنمية روح المسؤولية لدى المرؤوسين وحثهم على المشاركة في اتخاذ القرار.
المشاركة في اتخاذ القرارات
مزايا المشاركة في اتخاذ القرارات
1- تساعد على تحسين نوعية القرار، وجعل القرار المتخذ أكثر ثباتًا وقبولاً لدى العاملين، فيعملون على تنفيذه بحماس شديد ورغبة صادقة.
2- كما تؤدي المشاركة إلى تحقيق الثقة المتبادلة بين المدير وبين أفراد المؤسسة من ناحية، وبين المؤسسة والجمهور الذي يتعامل معه من ناحية أخرى.
3- وللمشاركة في عملية صنع القرارات أثرها في تنمية القيادات الإدارية في المستويات الدنيا من التنظيم، وتزيد من إحساسهم بالمسئولية وتفهمهم لأهداف التنظيم، وتجعلهم أكثر استعدادًا لتقبل علاج المشكلات وتنفيذ القرارات التي اشتركوا في صنعها.
4- كما تساعد المشاركة في اتخاذ القرارات على رفع الروح المعنوية لأفراد التنظيم وإشباع حاجة الاحترام وتأكيد الذات.
هناك بعض الاحتياطات عند مشاركة الأفراد
1- إشراك العاملين فقط في الموضوعات التي تدخل في نطاق عملهم، والتي يملكون قدرات ومهارات تمكنهم من المساهمة فيها.
2- تهيئة المناخ الصالح والملائم من الصراحة والتفاهم، وتوفير البيانات والمعلومات اللازمة حتى يتمكن الأفراد من دراستها وتحليلها وتحديد البدائل على أساسها.
3- وأخيرًا إعطاء الفرصة المناسبة لعملية المشاركة، مثل الأخذ بالآراء التي يدلي بها الأفراد إذا كانت ملائمة وذات فائدة عملية ويترتب على تطبيقها نتائج إيجابية تنعكس على فعالية ورشد القرار الذي يتم اتخاذه عن طريق المشاركة.
حيثيات اتخاذ القرار
أولا- اتخاذ القرار لا يكتسب بالتعليم وإنما بالممارسة والتجربة:
لن تكون صاحب قرارات صائبة بمجرد أن تقرأ كتابا، أو بمجرد أن تستمع لمحاضرة، ولكنها التجربة تنضجك شيئا فشيئا، والخبرة التي تكتسب مع الأيام ويمتلكها الإنسان بالممارسة وبشكل تدريجي ومن هنا يتميز كبار السن وأصحاب التجربة بالحنكة وصواب الرأي ودقة الاختيار أكثر من غيرهم، فالشاب الناشئ كثير ما لا توجد لديه الأسباب والملكات لاتخاذ القرار الصحيح، وهو يحتاج إلى المشورة أو المعونة أو النصيحة.
ثانيا- اتخاذ القرار أفضل من عدم اتخاذه
وان كان في القرار أخطاء خاصة في الأمور التي لا بد منها من اتخاذ قرار، لان عدم اتخاذ القرار يصيب الإنسان بالعجز والشلل في مواجهة الأحداث وحل المشكلات.
بعض الناس دائما لا يبت في الأمور ولا يتخذ قرار بل يبقيها معلقة فتجده حينئذ شخص غير منجز، ولا متخذ قرار، دائما يدور في حلقة مفرغة، يمرّ الوقت دون أن ينجز شيئا، لأنه لم يختر بعد، هل يدخل في كلية الطب أم يدرس في كلية الهندسة ؟يمر العام والعامين وهو على غير استقرار فلا ينجز، والذي يتردد كثيرا فيدرس فصلا في الطب والثاني يختاره في الهندسة ثم يقول ليس ذلك اختيارا صائبا فيمضي للعلوم،ثم يرى أنها لا تناسبه فتمر السنوات يتخرج الطلاب وهو – كما يقولون – يتخرج بأقدمية يكون معها قد استحق أن يأخذ عدة شهادات بدل شهادة واحدة.
أيضا تضيع الفرص وتمرّ، فان لم تتخذ القرار وتغتنم الفرصة لان الفرص لا تتكرر، وهذه مسألة أيضا مهمة، البديل لاتخاذ القرار هو لا شيء واتخاذ القرار يكسبك جرأة ويعطيك الشجاعة، وأيضا يتيح لك الفرصة للتقويم بعد الخطأ فلا تكن أبدا مترددا في اتخاذ القرارات، اعزم واعقلها وتوكل، وامضي فان أخطأت فان الخطأ تجربة جديدة وعلما جديدا يفيدك في مستقبل الأيام .
ثالثاً- اتخاذ القرار يحتاج إلى عقلية متفتحة مرنة:
بعيدا عن الجمود وأحادية الرأي، فان الذي لا يفكر إلا من طريق واحد ولا ينظر إلا من منظار واحد تغلق عليه أمور وتوصد في وجهه الأبواب ويظن أن لا حل ويستسلم لليأس مع أنه لو نظر عن يمينه أو عن يساره أو خلفه أو أمامه لرأى أبوابا كثيرة مشرعة وطرق كثيرة ممهدة، إنما أعماه عنها أنه لم يتح لعقله أن يسرح في الآفاق وان يولد الأفكار حتى تكون هناك مخارج عدة بإذن الله.

رابعاً- ليس اتخاذ القرار هو نهاية المطاف بل في الحقيقة هو بدايته:

لأنه بعد اتخاذ القرار يحتاج إلى التنفيذ والتنفيذ يحتاج إلى المتابعة والتقويم ربما يدخل كثير من التعديلات على تلك القرارات، فليس المهم هو اتخاذ القرار وإنما أهم من ذلك ما بعد اتخاذ القرار.
محاذير اتخاذ القرار
1- لا للمجاملات في اتخاذ القرار
2- لا للعواطف
3- لا للتردد والتراجع
4- لا للإذاعة والنشر
5- لا للعجلة

العوامل المؤثرة في اتخاذ القرار:

1- القيم والمعتقدات:للقيم والمعتقدات تأثير كبير في اتخاذ القرار ودون ذلك يتعارض مع حقائق وطبيعة النفس البشرية وتفاعلها في الحياة.

2- المؤثرات الشخصية:

لكل فرد شخصيته التي ترتبط بالأفكار والمعتقدات التي يحملها والتي تؤثر على القرار الذي سيتخذه، وبالتالي يكون القرار متطابقا مع تلك الأفكار والتوجهات الشخصية للفرد.

3- الميول والطموحات:
لطموحات الفرد وميوله دور مهم في اتخاذ القرار لذلك يتخذ الفرد القرار النابع من ميوله وطموحاته دون النظر إلى النتائج المادية أو الحسابات الموضوعية المترتبة على ذلك.
4- العوامل النفسية:تؤثر العوامل النفسية على اتخاذ القرار وصوابيته، فإزالة التوتر النفسي والاضطراب والحيرة والتردد لها تأثير كبير في إنجاز العمل وتحقيق الأهداف والطموحات والآمال التي يسعى إليها الفرد.
أنواع القرارات الإدارية :
أولاً- القرارات التقليدية:
أ ـ القرارات التنفيذية:وهي تتعلق بالمشكلات البسيطة المتكررة كتلك المتعلقة بالحضور والانصراف وتوزيع العمل والغياب والأجازات، وكيفية معالجة الشكاوى. وهذا النوع من القرارات يمكن البت فيه على الفور نتيجة الخبرات والتجارب التي اكتسبها المدير والمعلومات التي لديه.
ب ـ القرارات التكتيكية:وتتصف بأنها قرارات متكررة وإن كانت في مستوى أعلى من القرارات التنفيذية وأكثر فنية وتفصيلاً. ويوكل أمر مواجهتها إلى الرؤساء الفنيين والمتخصصين.
ثانياً- القرارات غير التقليدية:
أ ـ القرارات الحيوية:
هي تتعلق بمشكلات حيوية يحتاج في حلها إلى التفاهم والمناقشة وتبادل الرأي على نطاق واسع، وفي مواجهة هذا النوع من المشكلات يبادر المدير ـ متخذ القرار ـ بدعوة مساعديه ومستشاريه من الإداريين والفنيين والقانونيين إلى اجتماع يعقد لدراسة المشكلة، وهنا يسعى المدير ـ متخذ القرار ـ لإشراك كل من يعنيهم أمر القرار من جميع الأطراف في مؤتمر، وأن يعطيهم جميعًا حرية المناقشة مع توضيح نقاط القوة والضعف.
ب ـ القرارات الإستراتيجية:وهي قرارات غير تقليدية، تتصل بمشكلات إستراتيجية وذات أبعاد متعددة، وعلى جانب كبير من العمق والتعقيد، وهذه النوعية من القرارات تتطلب البحث المتعمق والدراسة المتأنية والمستفيضة والمتخصصة التي تتناول جميع الفرضيات والاحتمالات وتناقشها.
منقول
م المعلومات المحاسبية

بعد الثورة الصناعية في القرن العشرين وما تلاها من تطور تكنولوجي في الحاسب الآلي ظهرت على الساحة الثورة المعلوماتية الهائلة والتي ساعد في بروزها ذلك التطور الكبير في علوم الحاسب ، فالمعلومات التي كانت تخزن في أمهات الكتب على أرفف كبيرة الحجم أصبحت الآن تخزن على قرص ضوئي .
تلى تلك الثورة المعلوماتية ثورة الأتصالات والتي تربعت عليها الإنترنت والتي عززت أهمية المعلومات وأعطتها ميزة الوصول السريع لها بعد حصولها على ميزة التخزين في الحاسب وأقراصه المرنة والضوئية .

تعرف المعلومات على أنها : ” البيانات التي تمت معالجتها لتصبح بشكل أكثر نفعا للمستقبل والتي لها قيمة في الأستخدام الحالي أو في اتخاذ قرارات مستقبلية ” .
إن علاقة المعلومات بالبيانات مثل علاقة المواد الخام بالمنتج النهائي ، حيث بعد إضافة مهارات صناعية على المادة تتحول إلى منتج نهائي بالضبط يحصل على البيانات التي بعد استخدام مهارات معينة غالبا ما تكون باستخدام الحاسب لتتحول تلك البيانات بعدها لمعلومات تخزن في الحاسب الآلي .
تسمى عملية معالجة البيانات باستخدام الحاسب بالمعالجة الإلكترونية والتي تعالج فيها البيانات فترتبها أو تبوبها أو تعالجها حسابيا أو غير ذلك من المعالجات مما يشكل المعلومات والتي إما أن تخزن فيشكل تراكمها المعرفة أو إما أن يعاد معالجتها كتغذية راجعة .


من هنا يتضح لدينا أهمية المعلومات في اتخاذ القرارات ، حيث أن متخذ القرار إذا أراد حل مشكلة معينة فانه يلجأ إلى تعريفها ثم تطوير بدائل الحلول لها ، ومن ثم جمع المعلومات لكل بديل المعلومات التي يجمعها قد يكون في حالة تأكد منها أو في حالة المخاطرة أو في حالة عدم التأكد من المعلومات التي لديه .
أصبح علم الحاسوب وعلم المحاسبة متلازمان ومتكاملان بسبب أن المحاسبة علم إجتماعي يتأثر بالمتغيرات الإجتماعية التي تطرأ عبر الأزمنة ومن أهم هذه المتغيرات المؤثرة هي تطورات تكنولوجيا المعلومات والإتصالات ، وحتى يقوم المحاسبون بمهامهم بدقة وملاءمة عليهم إسناد أعمالهم للحاسوب بما فيه من برمجيات محاسبية معالجة لبيانات المعاملات المالية وبنوك المعلومات المحاسبية الحافظة .


نظام المعلومات المحاسبية يحتوي على مكونات وعناصر عدة من أهمها البرمجيات المحاسبية وبنوك المعلومات المحاسبية ، يهدف هذا النظام لمعالجة البيانات المالية المدخلة من خلال برمجياته المحاسبية ليتم إستخراج المعلومات المحاسبية التي تكون على شكل تقارير ووثائق وقوائم مالية نهائية تقدم لجميع المستفيدين من هذا النظام .
المعاملات المالية التي تحدث في منشآت الأعمال تتميز بالتكرار الإجرائي المستمر مما أعطاها صفة الدوران في الأعمال والمهمات عبر الفترات المحاسبية للمنشأة ، فكان لدينا دورة الإيرادات والنفقات والإنتاج والمالية ودورة الإقرار المالي التي يتمخض عنها التقارير المحاسبية التي تمثل مخرجات نظام المعلومات المحاسبية ، وللحاسوب دور كبير جدا خلال هذه الدورات التشغيلة تحت ظل نظام المعلومات المحاسبية .


منشآت الأعمال في حاجة كبيرة لنظام معلوماتي في مجال محاسبة الموردين والعملاء والموظفين والحكومة مما يدفع إداراتها لنـزعات تطويرية لمثل ذلك النظام نتتهي بمشكلة الإختيار من بين بديل تطويرها في المنشأة أو الحصول على إستشارات من شركات متخصصة ، وفي كلا البديلين تمر عملية التطوير هذه لمراحل تبدأ بالتخطيط لهذا النظام المعلوماتي المحاسبي لمعرفة جدواه الإقتصادية والتشغيلية والقانونية ، ومن ثم تحليله وتصميمه وتنفيذه وتشغيله وصيانته ، وهنا تبرز أهمية التفاهم الفني بين الإدارة والمحاسبة وقسم الحاسب الآلي من أجل الحصول على نظام معلوماتي محاسبي يلبي متطلباته على أكمل وجه ، وليتحقق هذا التفاهم على فرق التطوير المعرفة بأصول المحاسبة وعلى المحاسبون والإدارة المعرفة بتكنولوجيا المعلومات وإمكانياتها التقنية .


بنك المعلومات المحاسبية يمثل تكنولوجيا ضرورية لحفظ المعلومات المحاسبية لإسترجاعها المستقبلي بهدف المساعدة في إتخاذ القرارات الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلبية ، هذا البنك عبارة عن جداول (ملفات معاملات) مترابطة تعطي ميزات من أهمها منع التكرار في حفظ البيانات والمعلومات وسهولة الإسترجاع والتحديث والإلغاء والإضافة وغير ذلك من عمليات معالجة ، ويمكن الإستفادة من تكنولوجيا الإتصالات في إدارة هذا البنك عن بعد سلكيا أو لاسلكيا .
المحاسب المثالي وجمشيد من البرمجيات المحاسبية (العربية) المعالجة لبيانات المعاملات ، وبرنامج إنستانت المحاسبي من البرمجيات المستوردة لمعالجة بيانات المعاملات ، و برنامج المايكروسوفت إكسيل يمثل برنامجا على شكل جداول إلكترونية يستخدم بشكل واسع في تنفيذ أوراق العمل المحاسبية وإستخدام الإقترانات المالية والمحاسبية والإحصائية لأغراض المعالجة للبيانات .

من المواضيع الحيوية في مجال المعلوماتية هو الرقابة والتدقيق والأمن المستند للحاسب الآلي ، فالحاسوب يستخدم في سبيل تحقيق الرقابة على مستوى منشأة الأعمال من خلال التقارير الرقابية الممتعلقة بالموظفين والآلات وغيرها للتأكد من أن الأهداف المخطط لها يتم تحقيقها بأقل الإنحرافات السلبية ، أما التدقيق المستند للحاسب فهو يعني إستخدام برمجيات التدقيق في إختيار عينات إحصائية لتدقيقها وخصوصا من خلال المحاكاة لواقع المنشأة المهني ، وهنا يكون متطلبا من المدقق لنظام المعلومات المحاسبية أن يشارك في عمليات التطوير لهذا النظام وبالتالي عليه فهم تقنيات التطوير للماشركة الإيجابية في الوصول لنظام معلوماتي محاسبي خال من الخلل ، أما الأمن فهو قد يكون أمنا على البرمجيات وبنوك المعلومات من خلال وضع إجراءات تلغي مخاطر الإختراق للسرية وخصوصا عند تراسل المعلومات محليا أو دوليا والتي منها تشفير المعلومات المتراسلة بين المرسل والمستقبل ، أما الأمن المادي فيحتاج إلى تكنولوجيا محوسبة أمنية تحد من المخاطر الطبيعية كالحرائق ومن المخاطر الغير طبيعية كالسّرقات .
المصدر
http://www.world-acc.net/vb/t338.html



عَشْرية العلاقة بين القائد و المدير

بسم الله الرحمن الرحيم عَشْرية العلاقة بين القائد و المدير و هي علاقةٌ تكامليةٌ ، و لا يجب أن تُلْغِي إحداهما الأخرى : 
  • القائدُ يمتازُ بالطموح العالي الذي لا ينتهي ووجود المدير المحترف يُنَظِّم هذا الطموح ويضبطه في حالات كثيرة .
  • القائدُ قد يقتله طموحه ، و المدير قد ينهيه تحفظه ، و هنا يكمن التكامل بينهما .
  • القائدُ قائدٌ بالفطرة وسريعُ التأقلم لتقنيات الإدارة ، والمدير المحترف متعلم لتقنيات الإدارة وعلى استعداد للتعامل مع طموح القائد .
  • إذا عمل القائد ( خاصة في المنظمات الكبيرة ) بدون المدير المحترف سيفتقد حتماً إلى التنظيم وقد تَحْدُث خروقات تنظيمية مكلفة جداً .
  • وإذا عمل المدير المحترف بدون القائد ، سيكون تطور المنظمة محدوداً جداً ، وفي الأجواء التنافسية قد تخسر المنظمة كل شئ .
  • قد يكون القائدُ مديراً في حالات ، ولكن من المستحيل أن يكون المديرُ قائداً إلاَّ في حالات نادرة جداً .
  • القائدُ عُمْلَةٌ نادرة لأنها فطرية وتحتاج إلى صقل ، بينما الإدارة يمكن جداً تعلمها مع وجود الميول لدى الشخص .
  • في المنظمات الصغيرة ، يمكن أن يكون القائدُ ( المبادرُ) مديراً في البدايات فقط ، وبعد التوسع لا بد أن يستعين بمدير محترف .
  • من أهم صفات القائد التعامل مع الأشخاص ، ومن أهم صفات المدير المحترف التعامل مع الأنظمة .
  • معرفة الفرق بينهما يزيل كثيراً من اللَّغط الحاصل في منظماتنا ، و قد يوضح كثيراً من أسباب مشاكلنا الإدارية 

الجمعة، 17 مايو 2013

20 خطوة لتسويق جمعيات الخير


نجاحك في إنشاء جمعية خيرية تهدف إلى خدمة مجتمعك والمحيطين بك لا يتوقف فقط على رغبتك في عمل الخير، ولكن يرتبط بشدة بمهاراتك وإمكاناتك في التسويق لهذه الجمعية ولأنشطتها حتى تتمكن من جمع التمويل والتبرعات التي تتطلبها أنشطة الجمعية أو المؤسسة الخيرية، بالإضافة إلى تكوين شبكة من الموارد البشرية التي تساندك في تحقيق هدفك الخيري والتنموي.
ولكن كيف تسوق لجمعية خيرية غير هادفة للربح؟ وما هي الاستراتيجيات التسويقية التي تتبعها؟ وما هي أفضل الأدوات والوسائل التي تحقق لك تسويق ناجح؟ .. يقدم موقع about.com  سبعة عناصر أساسية للتسويق المنظمات الخيرية غير الربحية وهي :
عملاء الخير
1- تعريف السوق المستهدف والجهات والمنظمات والجمعيات المماثلة:
عليك أن تحدد بدقة السوق التي تستهدفها ونحن هنا لا نتحدث عن سوق تجاري، ولكن يتحدد السوق المستهدف للجمعية الخيرية من خلال تعريفك للنشاط الرئيسي للجمعية هل هو رعاية أيتام، أم تأهيل أطفال الشوارع، أم تقديم مساعدات للأسر الفقيرة، أم تنمية مهارات المرأة المعيلة...إلخ.
فأي مشروع له فئة مستهدفة من المستفيدين من المشروع نفسه من جانب، ومن الممولين والمساهمين في إنجازه من جانب آخر، ومن ناحية أخرى تعرف على الجهات والمنظمات والجمعيات المماثلة التي تقوم بنفس نشاطك لتفعيل أوجه التعاون وعمل شبكة قوية لتنفيذ مشروعات كبرى مشتركة مما يعود بالنفع على المجتمع.
2-  وضع استراتيجية للتسويق للمؤسسة عبر الشبكات الاجتماعية social media marketing strategy:
مثل موقع الفيس بوك الشهير أو تويتر، والتي توفر طرق فعالة ومنخفضة التكلفة للوصول إلى المهتمين بنشاط المؤسسة والمتبرعين المحتملين من خلال إنشاء مجموعة للجمعية أو صفحة لها ونشرها على الشبكة العنكبوتية والتي تعد وسيلة ترويج مجانية تصل لشريحة ضخمة من المستخدمين.
3-  إنشاء موقع إلكتروني رسمي للمؤسسة:
لعرض المعلومات والأخبار الهامة والنشرات الشهرية والأحداث التي تتعلق بالمؤسسة، وخلق مجتمع تفاعلي وبدائل للتبرع المالي من خلال خيار التبرع الإلكتروني، وتسليط الضوء على الخدمات والفوائد والقيم التي تحققها المؤسسة.
4-  انشاء قاعدة بيانات متجددة للعملاء الحاليين و المحتملين:
وتطويرها باستمرار واستخدامها في المراسلات الخاصة الشخصية، أو المكالمات الهاتفية، أو حتى رسائل البريد الإلكترونية في دعوة العملاء للاشتراك بأنشطة الجمعية والفعاليات الهامة التي تقيمها بالإضافة إلى خلق تواصل دائم بين المتبرعين الحاليين لضمان دوام علاقتهم بالجمعية، وجذب عملاء جدد.
5- نشر الإنجازات والأهداف وقصص النجاح التي حققتها المؤسسة:
مما له أثر فعال في خلق صورة ذهنية إيجابية عن المؤسسة وأنشطتها والقائمين عليها في المجتمع المحيط مما يعود بالنفع على المشاريع التي في طور التنفيذ ويخلق ثقة لدى الممولين والمانحين الحالين ويدفع عملاء - ممولين - جدد لتقاسم النجاح مع المؤسسة، وتطوير الكتيبات والمواد التسويقية التي تصف المنافع وخدمات وقيم المؤسسة، وفرص التبرع.
6-  إيجاد تحالفات وشراكات مع منظمات وجهات أخرى:
قد تكون اقتصادية أو حكومية أو إعلامية أوإعلانية وهذه الخطوة غالبا ما تحقق فوائد كبيرة للمنظمات غير الربحية سواء على المستوى المادي أو المستوى الإداري لتسهيل عمل المؤسسة، وخلق قاعدة جماهيرية كبيرة لها.
وجدير بالذكر أن الكيانات الاقتصادية الكبرى في عالمنا العربي تسعى دائما لتحقيق دورها الاجتماعي والخدمي للمجتمعات التي تعمل بها والإعلان عن هذا الدور، وتعاونك مع هذه الجهات سوف يكون إعلان غير مباشر عن مؤسستك وجهودك المبذولة.
7- تقييم الجهود التسويقية المبذولة وقياس نتائجها بشكل ملموس:
للتعرف على نقاط القوة والضعف وقياس تأثير هذه الجهود على العوائد المادية والمعنوية للمؤسسة وهل آتت هذه الجهود بثمارها أم لم تأت؟ وتقويم الخاطئ منها وتفعيل الناجح، وإضافة وسائل أخرى واستراتيجيات جديدة تحقق أهداف المؤسسة.
تمويل دائم
واستكمالا لهذه الخطوات هناك مجموعة من النصائح الأخرى تتماشى مع طبيعة الفرد بالمجتمع العربي والمصري لتسويق جمعيات الخير هي:
8- استخدام البريد الإلكتروني: في حملات مستمرة لجمع التبرعات الإلكترونية والمباشرة وإتباع البريد بمكالمات هاتفيه ومقابلات شخصية مع المانحين لتعزيز فرص التعاون.
9-  الاعتماد على صغار الممولين كقاعدة لهرم التبرعات لضمان عائد دائم للمؤسسة بشكل شهري أو سنوي من خلال اقتطاع مبلغ بسيط بشكل دوري من صغار الممولين لصالح المؤسسة.
10- تخصيص المشروعات وتفصيلها وتوضيحها للمتبرعين وإتاحة الفرص أمامهم لاختيار المشروع الذي ستذهب تبرعاتهم لدعمه فعلى سبيل المثال: سؤال المتبرع هل تريد أن تذهب تبرعاتك لكفالة يتيم، أم دعم الأسر الفقيرة ... إلخ
11-إرسال تقارير دورية توضح إنجازات كل مشروع لمتبرعيه.
12-عمل إحتفاليات أو دروع تكريم ومنحها للمتبرعين وخلق صلة دائمة و قوية بينهم وبين المؤسسة وعدم قصر العلاقة على التبرعات فقط.
13-استخدام الهاتف المحمول من خلال رسائل sms في حملات التبرع بالإضافة إلى الوسائل السابقة.
14-تكوين نظام تقني آمن يوفر للمتبرعين الأمن والسلامة في تبرعاتهم عبر الإنترنت، وبث روح الاطمئنان والثقة على حساباتهم الائتمانية.
قوة الرسالة
15-إنشاء موقع تفاعلي للمتبرعين يجمعهم في شكل مجموعات متنوعة وفقًا للمشاريع المختلفة للمؤسسة والتي يدعمونها وموافاتهم بكل جديد حول هذه المشروعات واستقبال اقتراحاتهم ومشاركاتهم وتحقيق التواصل الفعال بين إدارة المؤسسة وبينهم.
و الاعتماد على التصميم الجذاب والألوان المؤثرة - وفقا للدراسات المتخصصة في هذا المجال- بالموقع الإلكتروني للمؤسسة وتخصيص مساحات بارزة للتبرع الإلكتروني.
16-التأكيد على وإبراز قوة الرسالة والقيم التي تتبناها المؤسسة بمشروعاتها المتعددة لكسب تأييد الزوار المعنوي قبل أن يكونوا متبرعين.
17-إنشاء فعاليات متنوعة على فترات تضمن جمع تبرعات ومساهمات والوصول إلى مانحين جدد سواء كانت هذه الفعاليات في شكل: (إحتفاليات إسلامية – ندوات – ورش عمل – دورات تدريبية – مؤتمرات صحفية .. إلخ)
18-إنشاء وحدة مستقلة بالمؤسسة تكون مهمتها عمل حملات التبرع ومتابعة المانحين وتقوية الصلات بين المؤسسة وبينهم والعمل على كسب مانحين جدد.
19-دراسة القضايا الاجتماعية والاقتصادية التي تثير اهتمام المسلمين في المجتمع المحيط، وصياغة حملات ومشروعات متخصصة على خلفية هذه الأحداث والقضايا تضمن تبرعات ومنح لمواجهة المشكلات الطارئة كالفيضانات والسيول..إلخ أو المشاكل الاجتماعية التي تعاني منها المجتمعات كأطفال الشوارع أو التسرب من التعليم ...إلخ
20-تكوين باقات للأسرة العربية باشتراكات مالية دورية تحتوي على (دورات تدريبية – sms- كتب..إلخ) للتغلب على العوائق السياسية والأمنية التي تفرضها بعض الدول على عمليات التبرع بالأموال.